Die Rösterei mit wenig Aufwand organisieren, geht das?

Selbst Ordnungsmuffel erkennen nur allzu oft den Nutzen von Organisation und Ordnung, auch wenn nicht jeder mit dem damit verbundenen Aufwand einverstanden sein mag. Die Frage ist immer: Lohnt sich der Aufwand? Oder spezifisch für die Rösterei: Kann ich Tabellenkalkulationen, Papier, Cuppingnoten, Röstbuch und Röstkurven mit vertretbarem Aufwand managen und bekomme ich meine Antworten die ich brauche?

 

Die vielen, einzelnen Aufgaben in einer Rösterei...

Die Verwaltung der Rösterei ist aufwendig, alles von Hand zu machen kostet Zeit und Geld. Konkret verwalten wir Grünkaffee (Lager und Einkauf), Röstprofile, Blendprofile, Röstbuch, Produktionsplanung, Verkostungen und andere Qualitätskriterien. Das sind viele Excels, PDFs, Emails und Papiere. Und sobald sich die Antwort auf unsere Frage aus 2 Dateien zusammensetzt wird die Beantwortung schwierig: Wir stoßen auf das Limit der fehlenden Datenbank.

Ein mögliches Szenario aus einer 2-Mann Rösterei:

Wie viel "Honduras" haben wir in unseren Mischungen von Mai bis August geröstet?

Christian: "Weißt du wie viel Honduras wir von Mai bis August für Blends verwendet haben?"
Mario: "Ja das steht im Excel Kaffee_Verbrauch_2015.xls"
Christian: "Wo ist das gespeichert?"
Mario: "Im Bürokomputer unter home/rösterei/produktion/jahresübersicht."
Christian: …. Sucht die Datei: "Ja habs…….. Oh nein, das wurde editiert…."
Mario: Sucht die PDF "Bestellungen bei Händler X" und findet “Honduras El Jefe”.

Mario findet heraus, dass er 3.685 kg also “Honduras El Jefe”  gekauft hatte. Aber wie viel davon sind denn nun genau im Zeitraum Mai bis August in Mischungen verröstet worden? Christian muss nun das Röstbuch raussuchen und die verwendeten Mengen summieren.

Mario weiß zudem, dass noch ein anderer Honduras gekauft wurde. Ist sich aber nicht mehr sicher von wem und wie viel...

Wir haben auf der einen Seite unseren Grünkaffeelieferungen und auf der anderen Seite unseren Röstungen. Die Liefermenge und Verbauchsvolumen sind nicht zwingend die selbe Menge im selben Zeitraum. 

Das Problem: Wir sammeln zwar fleißig Informationen, aber die Informationen sind nicht verknüpft.

Die ideale Welt: Verknüpfte Informationen ohne Aufwand

Sind die Informationen zwischen den einzelnen Bereichen einer Rösterei verknüpft, schaut das Beispiel von oben völlig anders aus:

Christian öffnet den Produktionsbericht. Darin filtert er nach Mai - August 2016 und Honduras. Er weiß sofort, dass 3.685kg “Honduras El Jefe” für die Mischung "Latino" verwendet wurden. 
Er sieht zudem, dass nochmals 3.024 kg Honduras "Los Cerros" in Mischungen landeten, da vor Weihnachten offensichtlich ein Engpass war. Es waren also 6,709 kg.

Zudem sieht er gleich die Tendenz des Grünkaffeeverbrauchs zur Vorperiode oder auch zum Vorjahr und kann so Aussagen über Grünkaffeeeinkauf und -nachfrage tätigen. Mit einem Klick auf den jeweiligen Kaffee sieht er zudem die gesamte Rückvervolgbarkeitsinformation.

Klar dies ist ein einfaches Beispiel, aber es gibt deren viele. Suchen Sie sich eines oder mehrere aus.

  • An Hand welcher Informationen plane ich meine Produktion für die kommenden Monate? 
  • Basierend auf dieser Planung, wann geht der Grünkaffee aus? Wann sollte ich die nächsten Säcke liefern lassen?
  • Einkauf: In der Verkostung von Händler X im letzten Jahr war ein Muster mit “Haselnuss”-Noten dabei, ähnlich wie das Muster von Händler Y das gerade vor mir liegt. Welcher Kaffee war das nochmal? Wieviel hatte ich davon gekauft und wie verwendet?
  • Wie kann ich eine lückenlose Qualität garantieren: Ein Cafe beschwert sich über die aktuelle Röstung. Welche Röstung war das? Welche Grünkaffees wurden verwendet? Sehe ich ein Problem in der Röstung?
  • Röstkontrolle: Wie kontrolliere ich, dass sich meine Röstungen für ein bestimmtes Profil in einem konstanten Rahmen bewegen, ohne dass ich alle verkosten muss?
  • Wie verändert sich meine Röstqualität über Zeit? Wie gut schafft es mein neues Röstpersonal der Qualität gerecht zu werden? 
  • Was wenn ich die Röstproduktion mit den Verkostungen der Grünkaffeemuster abgleichen will, um zu sehen, ob die Produktion dem Potential des Kaffees gerecht wird?

Die Antworten zu obigen Fragen können im Röstbuch, in Verkostungsbögen, bei einzelnen oder mehreren Personen, in Excelsheets, Warenmanagement-Software, Röstsoftware, beim Grünkaffeehändler und irgendwo dazwischen liegen.

Das heißt die Informationen werden zwar erfasst, aber nicht vernetzt, und sind somit nicht auf einen Blick quer über die Prozesse abrufbar, vergleichbar und nutzbar.

Die Rösterei-Software von Cropster...

...organisiert die Rösterei für Sie und gibt Ihnen dadurch mehr Kontrolle über all Ihre Prozesse. Von Ein-Mann(bzw. Frau)-Röstereien, über regionale Kleinröstereien bis hin zu internationalen Großröstereien mit mehreren Firmenniederlassungen: In über 70 Ländern nutzen unsere Kunden unsere Softwarelösungen, um all die wichtigen Informationen und Prozesse in Ihrer Rösterei im Auge zu behalten. Die Ordnungsmuffel unter uns scheitern daran sich gut zu organisieren, weil es oft schwer fällt Dinge systematisch in eine Struktur zu bringen. Cropster erledigt das für Sie und stellt die Informationen anschaulich und vergleichbar dar.

  • Automatisierte Rösterfassung, kompatibel mit jedem Trommelröster, höchst akkurat und verlässlich.
  • Automatisierte Produktionsaufzeichnung und Lagerstandsanpassung: Generiert ohne Ihr Zutun einen kompletten Produktionsverlauf, das Röstbuch für den deutschen Zoll und ein sauberes Grünkaffeelager.
  • Automatische interne Rückverfolgbarkeit vernetzt Informationen von Mustern, Grünkaffee, Produktion und Verkostung.
  • Über Ihr privates Cropster Konto haben Sie jederzeit und von überall Zugriff auf jedweden Röst-, Grünkaffee- und Qualitätsparameter
  • Planen Sie Verkostungen für Produktion oder Grünkaffee-Einkauf und vergleichen Sie sowohl Kaffees im Detail, als auch die Verkoster.
  • Behalten Sie Übersicht und vergleichen Sie die Qualität jeder einzelnen Röstcharge und der Produktion über Zeit bis ins kleinste Detail
  • Beobachten Sie das Wachstum Ihrer Produktion und treffen Sie die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen
  • Behalten Sie den Überblick über Grünkaffeebestände in der Rösterei, beim Händler,  im Lager für “reservierte Kaffees”, etc...

Datensicherheit

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer Daten sehr ernst. Richtig gelesen: IHRER Daten. Alle Informationen die Sie in Ihrer persönlichen Cropster Gruppe kreieren gehören Ihnen ganz privat. Die Daten landen voll verschlüsselt auf den hauseigenen Cropster Servern in Wien und erhalten sofort ein doppeltes “Back Up”. Auf diese Art und Weise sind Ihre Daten jederzeit sicher und privat, aber für Sie dennoch jederzeit von überall abrufbar.

Aber mehr dazu in einem weiteren Blog...

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