Die Konnektivitätslücke

Warum generische ERPs kaffeeblind sind (und was das Ihre Rösterei kostet)

Wie viele Registerkarten haben Sie im Moment geöffnet? Wenn die Antwort mehr als fünf lautet, ist Ihre Rösterei über ihre Tabellenkalkulation hinausgewachsen. Wie viele Ihrer Registerkarten sind verschiedene Tabellenkalkulationen, in denen all die verschiedenen Daten erfasst werden, die für den Betrieb Ihrer Rösterei erforderlich sind? Jede Registerkarte hat ein anderes System, und alle müssen von Ihnen manuell eingegeben werden. Die Informationen, die Sie nicht manuell eingeben, sind einfach nicht vorhanden.

Und wenn in der Tabellenkalkulation etwas schief geht, dann geht auch alles nachgelagerte kaputt. Die Suche nach dem Fehler ist langwierig und mühsam. Außerdem ist es teuer. Und die Frustration ist groß, wenn Sie Ihre Zeit mit Kaffee verbringen sollten – mit Rösten, Probenahme, Qualitätskontrolle und vielem mehr. Nicht Stunden mit mehreren Tabellenkalkulationen. Ihr Master-Tabellenblatt ist nicht länger ein Hilfsmittel. Sie ist eine Belastung, die eine einzige Fehlerquelle darstellt.

Das Problem geht tiefer als Tabellenkalkulationen

Ihr ERP wurde nicht für Kaffee entwickelt. Es wurde für Einheiten, Finanzen und Transaktionen entwickelt, also für die Standardgeschäftslogik. Kaffee ist nichts von alledem, also muss jemand aus Ihrem Team die Lücke zwischen Ihrer Software und Ihren Kaffeedaten manuell überbrücken.

Aber Kaffee erzeugt eine andere Art von Daten als das normale Geschäft. Wie können Sie Röstverluste, Rückverfolgbarkeit auf Chargenebene, Bestand an grünem und geröstetem Kaffee, Cupping-Bewertungen sowie Produkt- und Bestellinformationen von Ihrer E-Commerce-Plattform in ein allgemeines System eingeben? Man tut es nicht. Zumindest nicht an der gleichen Stelle.

Es gibt auch Daten, die generische Systeme nicht interpretieren können. Zum Beispiel verhalten sich Rohkaffee und Röstkaffeebestand unterschiedlich. Ihre Standardsoftware ist nicht in der Lage, diesen Unterschied zu erfassen. Ganz zu schweigen von der physischen Reise des Kaffees von der Farm über den Rohkaffee bis hin zur Röstung und schließlich zur Auslieferung. Mit der bevorstehenden EUDR ist diese Lücke in der Rückverfolgbarkeit nicht mehr nur eine betriebliche Unannehmlichkeit. Sie ist ein Risiko für die Einhaltung der Vorschriften.

Ein ERP-System für Kaffeeröster ist nur so gut wie die Daten, mit denen Sie es füttern, und generische Systeme können kaffeespezifische Daten nicht in ihrer ursprünglichen Form interpretieren. Die Daten müssen zweimal eingegeben, zwischen Tabellenkalkulationen und Spezialsoftware übertragen werden. Dies stellt eine zusätzliche und unnötige Belastung für Ihr Team dar und lädt zu Fehlern und Irrtümern ein.

Wenn Systeme nicht miteinander sprechen, hören Teams auf, sich gegenseitig zu vertrauen

Wenn das System nicht gut vernetzt ist und Daten nicht automatisch ausgetauscht werden, entstehen Probleme auf der operativen Ebene. Wenn die Daten nicht die betriebliche Realität widerspiegeln, arbeiten die Finanz- und die Produktionsteams schließlich mit unterschiedlichen Bildern. Der eine sieht die Zahlen im System, der andere weiß, was in der Rösterei tatsächlich passiert. Und keiner von beiden traut der Version des anderen.

Die versteckten Kosten der manuellen Dateneingabe

Die manuelle Dateneingabe durch eine Person ist mit Kosten verbunden. Arbeitnehmer verbringen durchschnittlich 8,2 Stunden pro Woche mit der manuellen Dateneingabe. Im Grunde genommen bezahlen Sie Ihre Kaffee-Experten dafür, dass sie einen ganzen Arbeitstag mit geringwertigen Aufgaben verbringen. Das sind 5 verlorene Wochen pro Jahr und Person.

Und es ist nicht nur der Zeitaufwand. Die manuelle Dateneingabe birgt eine Fehlerquote von 5 %, und die Behebung eines einzigen Fehlers kostet im Durchschnitt 53 US-Dollar. Multiplizieren Sie das mit Ihrem gesamten Betrieb, und die Auswirkungen auf Ihre Gewinnspannen sind nicht mehr zu übersehen. Schlimmer noch: Wenn Sie Ihren eigenen Daten nicht vertrauen können, wird das Treffen sicherer Geschäftsentscheidungen zu einer echten Herausforderung. Das ist die Verwaltungssteuer. Und die meisten Kaffeeunternehmen zahlen sie jeden Tag, ohne sich dessen bewusst zu sein.

Sie müssen nicht ständig die Verwaltungssteuer für abgeschaltete Systeme zahlen. Aber die Kosten des Nichtstuns steigen jeden Tag.