El déficit de conectividad

Por qué los ERP genéricos no ven el café (y lo que le cuesta a su tostadero)

¿Cuántas pestañas tiene abiertas actualmente? Si la respuesta es más de cinco, su tostadero se ha quedado pequeño. ¿Cuántas de sus pestañas son diferentes hojas de cálculo que capturan todos los datos necesarios para gestionar su tostadero? Cada pestaña tiene un sistema diferente, y todas tienen que ser introducidas manualmente por usted. La información que no introduce manualmente simplemente no existe.

Y si algo falla en la hoja de cálculo, también se rompe todo lo de abajo. La búsqueda del error es larga y tediosa. También es cara. Y la frustración es grande cuando deberías dedicar tu tiempo al café: tostado, muestreo, control de calidad y mucho más. No horas con múltiples hojas de cálculo. Su hoja de cálculo maestra ya no es una herramienta. Es una carga que constituye una única fuente de error.

El problema va más allá de las hojas de cálculo

Su ERP no se desarrolló para el café. Se diseñó para unidades, finanzas y transacciones, es decir, para la lógica empresarial estándar. El café no es ninguna de esas cosas, así que alguien de su equipo tiene que tender manualmente un puente entre el software y los datos del café.

Pero el café genera un tipo de datos diferente al de su negocio habitual. ¿Cómo introduce en un sistema general las pérdidas de tueste, la trazabilidad a nivel de lote, el inventario de café verde y tostado, las puntuaciones de cata y la información sobre productos y pedidos de su plataforma de comercio electrónico? No se hace. Al menos no en el mismo lugar.

También hay datos que los sistemas genéricos no pueden interpretar. Por ejemplo, las existencias de café verde y de café tostado se comportan de forma diferente. Su software estándar no es capaz de reconocer esta diferencia. Por no hablar del viaje físico del café desde la granja al café verde, al tostado y, finalmente, a la entrega. Con la inminente EUDR, esta laguna en la trazabilidad ya no es sólo un inconveniente operativo. Es un riesgo para el cumplimiento de la normativa.

Un sistema ERP para tostadores de café es tan bueno como los datos con los que se alimenta, y los sistemas genéricos no pueden interpretar los datos específicos del café en su forma original. Los datos tienen que introducirse dos veces, transferirse entre hojas de cálculo y software especializado. Esto supone una carga adicional e innecesaria para su equipo e invita a cometer errores.

Cuando los sistemas no se comunican entre sí, los equipos dejan de confiar en los demás

Si el sistema no está bien conectado en red y los datos no se intercambian automáticamente, surgen problemas a nivel operativo. Si los datos no reflejan la realidad operativa, los equipos de finanzas y producción acaban trabajando con imágenes diferentes. Uno ve las cifras en el sistema, el otro sabe lo que ocurre realmente en el tostadero. Y ninguno se fía de la versión del otro.

Los costes ocultos de la introducción manual de datos

La introducción manual de datos por una sola persona conlleva costes. Los empleados dedican una media de 8,2 horas semanales a la introducción manual de datos. Básicamente, está pagando a sus expertos en café para que dediquen toda una jornada laboral a tareas de poco valor. Eso supone 5 semanas perdidas al año por persona.

Y no se trata sólo del tiempo. La introducción manual de datos tiene una tasa de error del 5%, y corregir un solo error cuesta una media de 53 dólares. Multiplíquelo por toda su operación y el impacto en sus márgenes es imposible de ignorar. Peor aún, si no puede confiar en sus propios datos, tomar decisiones empresariales seguras se convierte en un verdadero reto. Ese es el impuesto de gestión. Y la mayoría de las empresas cafeteras lo pagan cada día sin darse cuenta.

No hay que seguir pagando el impuesto administrativo por los sistemas desconectados. Pero el coste de no hacer nada aumenta cada día.