일반 PRS가 커피를 보지 않는 이유(그리고 커피 로스터가 커피에 지불하는 비용)
현재 몇 개의 탭이 열려 있나요? 베이크샵을 관리하는 데 필요한 모든 데이터를 기록하는 스프레드시트는 몇 개의 탭이 있나요? 각 탭에는 서로 다른 시스템이 있으며 모두 수동으로 입력해야 합니다. 수동으로 입력하지 않은 정보는 존재하지 않습니다.
스프레드시트에 문제가 생기면 그 아래에있는 모든 항목도 손상됩니다. 오류를 찾는 과정은 길고 지루합니다. 비용도 많이 듭니다. 커피 로스팅, 샘플링, 품질 관리 등에 시간을 투자해야 할 때 이런 좌절감을 느낄 수 있습니다. 대신 여러 스프레드시트에 시간을 투자하세요. 마스터 스프레드시트는 더 이상 도구가 아닙니다. 그것은 부담스럽고 오류의 유일한 원인입니다.
문제는 스프레드시트에만 있는 것이 아닙니다.
ERP 시스템은 커피를 위해 개발된 것이 아닙니다. 단위, 재무 및 거래(즉, 표준 비즈니스 로직)를 위해 설계되었습니다. 커피숍에는 이러한 기능이 없기 때문에 팀원 중 누군가가 소프트웨어와 커피숍 데이터 사이의 간극을 수동으로 메워야 합니다.
하지만 커피는 일반 비즈니스와는 다른 데이터를 생성합니다. 로스팅 손실, 배치 수준 추적성, 생두 및 로스팅 커피 재고, 커핑 점수, 이커머스 플랫폼의 제품 및 주문 정보를 어떻게 공통 시스템에 입력할 수 있을까요? 그런 방식이 아닙니다. 적어도 같은 장소에서는 그렇지 않습니다.
일반적인 시스템으로는 해석할 수 없는 데이터도 있습니다. 예를 들어 생두와 볶은 커피의 재고는 서로 다르게 작동합니다. 표준 소프트웨어는 이러한 차이를 인식할 수 없습니다. 농장에서 생두, 로스팅, 배송에 이르는 커피의 물리적 과정은 말할 것도 없습니다. 곧 시행될 EUDR(유럽 연합 커피 원두 이력 추적 보고서)로 인해 이러한 추적성 격차는 더 이상 단순한 운영상의 불편함이 아니라 규정 준수 리스크가 될 수 있습니다. 이는 규정 준수 리스크입니다.
커피 로스터의 ERP 시스템은 입력된 데이터를 기반으로만 최적화할 수 있으며, 일반 시스템에서는 커피 관련 데이터를 원시 형태로 해석할 수 없습니다. 데이터를 두 번 입력하고 스프레드시트와 전문 소프트웨어 간에 전송해야 합니다. 이는 장비에 불필요한 부담을 주며 오류가 발생하기 쉽습니다.
시스템이 서로 소통하지 않으면 팀은 더 이상 서로를 신뢰하지 않게 됩니다.
시스템이 네트워크로 연결되어 있지 않고 데이터가 자동으로 교환되지 않으면 운영 수준에서 문제가 발생합니다. 데이터가 운영 현실을 반영하지 않는다면 재무팀과 생산팀은 서로 다른 상황에 직면하게 됩니다. 한 쪽은 시스템에서 숫자를 보고 다른 쪽은 베이커리에서 실제로 어떤 일이 일어나고 있는지 알고 있습니다. 어느 쪽도 다른 쪽의 말을 믿지 않습니다.
수동 데이터 입력의 숨겨진 비용
한 사람이 수동으로 데이터를 입력하면 비용이 발생합니다. 직원들은 주당 평균 8.2시간을 수동 데이터 입력에 소비합니다. 결국, 커피 전문가가 하루 종일 가치가 낮은 작업을 수행하도록 비용을 지불하고 있는 것입니다. 이는 1인당 연간 5주의 시간 손실에 해당합니다.
이는 단순한 시간 문제가 아닙니다. 수동 데이터 입력의 오류율은 5%이며, 오류를 수정하는 데 드는 평균 비용은 $53입니다. 이 수치를 전체 운영 비용에 곱하면 수익성에 미치는 영향은 무시할 수 없습니다. 더 큰 문제는 데이터를 신뢰할 수 없다면 자신 있게 비즈니스 의사 결정을 내리는 것이 정말 어려울 수 있다는 것입니다. 바로 관리세입니다. 그리고 대부분의 커피 회사들은 자신도 모르게 매일 관리세를 납부하고 있습니다.
더 이상 연결이 끊긴 시스템에 대한 관리 세금을 지불할 필요가 없습니다. 하지만 비활동으로 인한 비용은 날이 갈수록 커지고 있습니다.
